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          溫州企邦信息技術有限公司

          客戶案例

          商貿公司,用T+工作圈一鍵搞定退貨管理難題

          福州跨越貿易有限公司

          管理痛點:

          一、退貨管理難、亂

          為了提升客戶滿意度、簡化退貨流程,“跨越貿易”推行過很多管理策略。他們曾在辦公室外墻上豎起一個白板來統計提退貨品類、日期,以此來提醒大家;針對外阜的貨品,物流配送到市區后“跨越貿易”會安排專人去提貨,拿到貨品的業務員再將后續需注意的問題一一交代清楚。然而,隨著公司業務得不斷擴大,貨品的調換、退換業務也在頻繁發生,甚至每周都有此類需求。

          讓“跨越貿易”陳總更憂心的是,食品貿易講究快進快出、快速周轉,任何一個環節耽誤了,整筆交易都有丟掉的風險,有時候還可能損失一個大客戶。此外,成千上萬種食品他們各自的保質期及對應的庫存管理,也是件繁瑣的事兒,遇到迷糊的客戶,會拿著已經過期的食品來要求退貨……依靠原有的白板記錄貨品信息會出現誤差,業務員、庫管、客服各個環節的對接更容易出岔子。陳總也嘗試過借助管理軟件,只是上一家軟件公司的系統經常不穩定、數據錯誤偶有發生、且工程師服務不及時。

          二、票據管理繁瑣、容易出差錯

          “跨越貿易”的辦公室里,經常出現以下場景:

          勤小李負責與業務員對接涉及訂貨、發貨、開票的各類事情,到了開票的日子,業務員卻聯系不上。內勤小杰負責開票同時把票據郵寄給超市,因開票課別需要與業務員明確具體信息,以免又出現開錯發票再退票的情況。這個時候,小李與小杰犯難了。但類似的場景和事項提醒已經貼遍了“跨越貿易”的大半個白板,小杰的筆記上記錄的都是類似事情。

          票據管理看似簡單,實則繁瑣又容易出現誤差,既要多方溝通、又涉及開票金額,一對一電話溝通一來不準確、二來不能及時反饋需特殊記錄跟進,事情多了容易忘記,影響客戶滿意度。
          解決方案:

          一、T+退貨管理搭配工作圈圈子,退貨流程清晰規范

          他們T+做品類管理、批次保質期進銷存管理,保證內部管理的有序進行;在發貨時,“跨越貿易”會選擇近效期發貨,在工作圈創建“客戶商超圈”,建立促銷協同溝通,有任何問題隨時在圈子里發消息并@給相關人員。陳總說,就這2個動作,讓“跨越貿易”在客戶間的口碑增色不少;

          當發生退貨時,如果對不清有哪些貨物,他們會借助T+系統查詢貨品批次進銷存賬屬于哪個批次、哪張單據、具體品類是什么,再也不會出現亂貨問題;

          在退貨審批時,不管經理、業務員是不是在外出差,他們都會用工作圈來隨時隨地完成T+審批;原本2天才能走完的流程,現在10分鐘就搞定了!

          涉及退貨原因說明及各種協調時,他們在“客戶商超圈”分主題交流內外協同,緊急問題發起電話會議,多方同時對話交流,再糾結的問題,一通電話就給解決了!

          二、用任務來做票據管理,省時省心

          用了T+工作圈,小杰整個人通透多了!現在聊起來,他都有掩飾不住的興奮。小杰說,墻上的便利貼終于可以全部撕掉了!被記錄得密密麻麻的筆記本也不用走哪都帶著了!

          在開票的明細、數量和金額上,他會在T+上創建發貨信息和具體明細,同時在工作圈發起聊天,建立溝通記錄,出現問題時能夠及時發現??蛻羯婕爸遍_票需與業務員協調確定,他們會在工作圈“任務”倒推發票開具郵寄截止時間做提醒,業務員同事給予及時交流反饋。小杰說可以靈活應用任務給自己發送,簡直太爽了!這樣不僅會記錄在日歷中而且還會按設定手機提醒。
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